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Maitriser la réglementation

Le secteur de la formation professionnelle est un marché ouvert et l’entreprise est décisionnaire quant au choix des organismes de formation avec lesquels elle souhaite travailler.
Toutefois les organismes de formation sont soumis à plusieurs obligations afin d’être autorisés à dispenser des formations. Le point sur plusieurs éléments réglementaires à connaître.

Pour votre organisme de formation

La déclaration d'activité

Le bilan pédagogique et financier

La publicité

Tout prestataire de formation professionnelle doit procéder, sous peine de sanctions, à une déclaration d’activité dans les 3 mois qui suivent la conclusion de la première convention ou contrat de formation.
Cette formalité obligatoire permet de connaître, par l’attribution d’un numéro, les informations administratives d’identification du déclarant, ainsi que les éléments descriptifs de son activité.
Cet enregistrement ne vaut pas agrément de l’Etat.
Circulaire DGEFP n°2011-01 du 06/01/2011

Une fois produits et vérifiés les éléments permettant à l’administration d’apprécier la conformité de la demande , le préfet de région délivre un récépissé comportant un numéro d’enregistrement à l’organisme qui satisfait aux conditions d’enregistrement de la déclaration d’activité.
Jusqu’à la délivrance de ce récépissé ou la notification de la décision de refus d’enregistrement, l’organisme est réputé déclaré.
A l’exception de la première convention ou du premier contrat de formation professionnelle, le prestataire de formation fait figurer ce numéro d’enregistrement sur les conventions et, en l’absence de conventions, sur :

  • les bons de commande
  • les factures
  • les contrats de formation professionnelle

La déclaration d’activité doit être mentionnée sous la forme suivante : « déclaration d’activité enregistrée sous le numéro XXXXXXXXXXX (11 caractères) auprès du préfet de région de … ».
Les organismes de formation, dont le siège social se situe à l’étranger, ne peuvent se déclarer que s’ils ont désigné un représentant domicilié en France et habilité à répondre en leur nom aux obligations de la réglementation française.
Cependant, un organisme dont le siège est situé dans un état membre de la communauté ou Espace Economique Européen, et qui intervient de manière occasionnelle en France, n’a pas besoin de désigner un représentant.

Les dispensateurs de formation doivent adresser chaque année à la DIRECCTE - avant le 30 avril de l’année suivant celle au titre de laquelle il est établi - un bilan pédagogique et financier de leur activité qui indique :

  • Les activités de formation conduites au cours de l’exercice comptable, le nombre de stagiaires accueillis, le nombre d’heures/stagiaires et d’heures de formation correspondant, en fonction de la nature, du niveau, des domaines et de la durée des formations dispensées au titre de la formation professionnelle continue.
  • La répartition des fonds reçus selon leur nature et le montant des factures émises par le prestataire.
  • Les données comptables relatives aux prestations de formation professionnelle continue.
  • Les produits financiers tirés du placement des fonds perçus.

La déclaration devient caduque lorsque l’organisme de formation n’a pas eu d’activité pendant une année (y compris l’année de déclaration) ou si, pendant cette période, le bilan pédagogique et financier n’a pas été adressé à l’administration.
Si l’organisme désire reprendre une activité de formation, il devra alors demander la réactivation de son numéro ou déposer une nouvelle demande d’enregistrement.

Lorsque la publicité réalisée par un organisme de formation fait mention de la déclaration d’activité, elle doit l’être sous la seule forme :
« Enregistrée sous le numéro…Cet enregistrement ne vaut pas agrément de l’Etat ».

La publicité ne doit pas faire état du caractère imputable, des dépenses afférentes aux actions dont elle assure la promotion, sur l’obligation de participer au financement de la formation professionnelle.

La publicité ne doit comporter aucune mention de nature à induire en erreur sur les conditions d’accès aux formations proposées, leurs contenus, leurs sanctions ou leurs modalités de financement.

Pour vos prestations de formation

Le programme de formation

L’action de formation

La convention de formation

La facturation et la TVA

Les actions de formation sont réalisées conformément à un programme préétabli devant décliner les mentions suivantes :

  • le public visé
  • les pré-requis nécessaires pour suivre l’action de formation
  • les objectifs de formation
  • le contenu pédagogique
  • la durée de la formation
  • les moyens pédagogiques et d’encadrement mise en œuvre
  • les modalités de suivi et le dispositif d’appréciation des résultats

Toutes les actions n’entrent pas dans le champ de la formation professionnelle et en sont exclues notamment :
Les actions d’information, de sensibilisation ou de transmission de la culture d’entreprise, les actions généralistes dans le domaine du développement personnel, les actions relatives à la sécurité individuelle au travail, les actions relatives à des questions de société.
Circulaire DGEFP n°2006-35 du 14 novembre 2006

Certaines actions nécessitent une organisation ou des exigences particulières, par exemple : Formation Ouverte A Distance, Validation des Acquis de l’Expérience, bilan de compétences…

La réalisation d’actions de formation doit être précédée de la conclusion d’une convention de formation signée des parties (ou contrat de formation lorsque la demande est faite à titre individuel) et doit préciser plusieurs mentions.
La conclusion d’une convention de formation professionnelle reste la modalité habituelle de la contractualisation. Néanmoins, pour diverses raisons d’urgence, de répétitivité des achats par exemple, il est possible de substituer aux conventions, des bons de commande ou factures.

En revanche pour certaines actions le recours à la convention de formation est exigé systématiquement, il s’agit des cas suivants :

  • actions de professionnalisation dans le cadre du contrat de professionnalisation
  • bilans de compétences (convention tri partite)
  • VAE (convention tri partite)
  • actions pluriannuelles
  • formation réalisée dans le cadre du CPF
    Circulaire DGEFP n°2006-35 du 14 novembre 2006

Les mentions à faire figurer sur une convention de formation

  • numéro de déclaration d’activité de l’organisme de formation
  • Raison sociale et SIREN des co-contractants
  • l’intitulé, la nature, les objectifs, la durée, les effectifs, les dates et lieu de la formation
  • les modalités financières et de règlement
  • les moyens pédagogiques et techniques mis en œuvre
  • les moyens permettant d’apprécier les résultats de l’action
  • la sanction de l’action (justificatif de présence ou d’assiduité (FOAD))
  • les effectifs stagiaires concernés
  • les moyens permettant de suivre l’exécution de l’action
  • les conditions de non-réalisation de la prestation de formation
  • le dédommagement, réparation ou dédit
  • les litiges

La facture établie en double exemplaire doit respecter les mentions obligatoires prévues par le code du commerce et le code générale des impôts pour toute prestation de services.
Art . L441-3 du Code du commerce – Art.289 et 293 E du Code général des impôts.

Les obligations vis-à-vis des stagiaires

L'information
préalable au stagiaire

Le règlement
intérieur

Les informations demandées
aux candidats à un stage

La sanction, l’évaluation
et la réalité des actions

La protection sociale
des stagiaires

Le prestataire de formation a l’obligation de remettre au stagiaire, avant inscription définitive, les éléments suivants :

  • le programme et les objectifs de la formation
  • la liste des formateurs avec la mention de leurs titres ou qualités
  • les horaires
  • les modalités d’évaluation de la formation
  • les coordonnées de la personne chargée des relations avec les stagiaires par l’entité commanditaire de la formation
  • le règlement intérieur applicable à la formation est remis au stagiaire avant son inscription définitive
  • les tarifs
  • les modalités de règlement
  • les conditions financières en cas de cessation anticipée de la formation ou d’abandon en cours de stage.

Art. L 6353-8 du code du travail
Circulaire DGEFP n°2006-35 du 14 novembre 2006

L’établissement d’un règlement intérieur est obligatoire.

Ce document écrit doit mentionner :

  • les principales mesures applicables en matière de santé et de sécurité dans l’établissement
  • les règles applicables en matière de discipline, notamment la nature et l’échelle des sanctions applicables aux stagiaires ainsi que les droits de ceux-ci en cas de sanction
  • les modalités selon lesquelles est assurée la représentation des stagiaires pour les actions de formation d’une durée totale supérieure à 500 heures.

Art. L 6352-4 du code du travail

Les informations demandées par l’organisme de formation ne peuvent avoir comme finalité que d’apprécier son aptitude à suivre l’action de formation.
Elles doivent être en lien direct et nécessaire avec l’action de formation.

Les organismes de formation sont tenus de présenter tous documents et pièces établissant la réalité des actions de formation.
A l’issue de la formation, l’organisme de formation doit fournir à chacun des stagiaires une attestation mentionnant : les objectifs, la nature de la formation, les dates et la durée, ainsi que les acquis de la formation
Les feuilles d’émargement signées du stagiaire et du ou des formateurs, par demi-journées de formation sont les pièces essentielles permettant de justifier de la réalité d’une action.
L’exemplaire original est conservé par le prestataire de formation. Sur la base de ce document, ce dernier émet des attestations de stage.
L’appréciation des résultats de la formation doit se faire à travers la mise en œuvre d’une procédure d’évaluation afin de déterminer si le stagiaire a acquis les connaissances liées à l’objectif de la formation.

Art. L 6353-1 du code du travail
Circulaire DGEFP n°2011-01 du 6 janvier 2011 et n°2011-26 du 15 novembre 2011.

L’organisme de formation doit s’assurer du régime de protection sociale des stagiaires et demander leur affiliation à la Sécurité sociale pour ceux qui sont rémunérés par l’État ou qui ne perçoivent aucune rémunération.

Les dispositions relatives aux accidents du travail et maladies professionnelles (AT-MP) sont applicables à l’ensemble des stagiaires de la formation professionnelle continue.

En cas d’accident de travail pendant la période de formation, le directeur du centre de formation doit effectuer la déclaration auprès de la caisse de Sécurité sociale.
Il doit également adresser aux centres payeurs, la demande de prise en charge en cas de maladie pour les stagiaires rémunérés par l’État ou la Région.