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Maitriser la réglementation

Le secteur de la formation professionnelle est un marché ouvert et l’entreprise est décisionnaire quant au choix des organismes de formation avec lesquels elle souhaite travailler.
Toutefois les organismes de formation sont soumis à plusieurs obligations afin d’être autorisés à dispenser des formations. Le point sur plusieurs éléments réglementaires à connaître.

Pour votre organisme de formation

La déclaration d'activité

Tout prestataire de formation professionnelle doit procéder, sous peine de sanctions, à une déclaration d’activité dans les 3 mois qui suivent la conclusion de la première convention ou contrat de formation.
Cette formalité obligatoire permet de connaître, par l’attribution d’un numéro, les informations administratives d’identification du déclarant, ainsi que les éléments descriptifs de son activité.
Cet enregistrement ne vaut pas agrément de l’Etat.
Circulaire DGEFP n°2011-01 du 06/01/2011

Une fois produits et vérifiés les éléments permettant à l’administration d’apprécier la conformité de la demande , le préfet de région délivre un récépissé comportant un numéro d’enregistrement à l’organisme qui satisfait aux conditions d’enregistrement de la déclaration d’activité.
Jusqu’à la délivrance de ce récépissé ou la notification de la décision de refus d’enregistrement, l’organisme est réputé déclaré.
A l’exception de la première convention ou du premier contrat de formation professionnelle, le prestataire de formation fait figurer ce numéro d’enregistrement sur les conventions et, en l’absence de conventions, sur :

  • les bons de commande
  • les factures
  • les contrats de formation professionnelle

La déclaration d’activité doit être mentionnée sous la forme suivante : « déclaration d’activité enregistrée sous le numéro XXXXXXXXXXX (11 caractères) auprès du préfet de région de … ».
Les organismes de formation, dont le siège social se situe à l’étranger, ne peuvent se déclarer que s’ils ont désigné un représentant domicilié en France et habilité à répondre en leur nom aux obligations de la réglementation française.
Cependant, un organisme dont le siège est situé dans un état membre de la communauté ou Espace Economique Européen, et qui intervient de manière occasionnelle en France, n’a pas besoin de désigner un représentant.

Le bilan pédagogique et financier

Les dispensateurs de formation doivent adresser chaque année à la DIRECCTE - avant le 30 avril de l’année suivant celle au titre de laquelle il est établi - un bilan pédagogique et financier de leur activité qui indique :

  • Les activités de formation conduites au cours de l’exercice comptable, le nombre de stagiaires
    accueillis, le nombre d’heures/stagiaires et d’heures de formation correspondant, en fonction
    de la nature, du niveau, des domaines et de la durée des formations dispensées au titre
    de la formation professionnelle continue.
  • La répartition des fonds reçus selon leur nature et le montant des factures émises par le prestataire.
  • Les données comptables relatives aux prestations de formation professionnelle continue.
  • Les produits financiers tirés du placement des fonds perçus.

La déclaration devient caduque lorsque l’organisme de formation n’a pas eu d’activité pendant une année (y compris l’année de déclaration) ou si, pendant cette période, le bilan pédagogique et financier n’a pas été adressé à l’administration.
Si l’organisme désire reprendre une activité de formation, il devra alors demander la réactivation de son numéro ou déposer une nouvelle demande d’enregistrement.

La publicité

Lorsque la publicité réalisée par un organisme de formation fait mention de la déclaration d’activité, elle doit l’être sous la seule forme :
« Enregistrée sous le numéro…Cet enregistrement ne vaut pas agrément de l’Etat ».

La publicité ne doit pas faire état du caractère imputable, des dépenses afférentes aux actions dont elle assure la promotion, sur l’obligation de participer au financement de la formation professionnelle.

La publicité ne doit comporter aucune mention de nature à induire en erreur sur les conditions d’accès aux formations proposées, leurs contenus, leurs sanctions ou leurs modalités de financement.